超凡发布《致歉及整改声明》

文章来源: 中国知识产权资讯网
发布时间: 2019/3/29 10:07:00

致歉及整改声明


  3月28日,我司收到了国家知识产权局下发的《专利代理惩戒决定书》。该决定书指出,北京超凡志成知识产权代理事务所(普通合伙)在2017年4月至2018年7月间为多名申请人代理提交了不同部件、材料简单替换的专利申请,其中101件已构成非正常专利申请;同时,超凡志成所代理的两对专利申请的技术方案完全相同,泄露了委托人发明创造内容,属于非正常目的的编造专利申请;国家知识产权局决定对北京超凡志成知识产权代理事务所(普通合伙)予以“责令停止承接新的专利代理业务12个月”的处罚。


  此前,我司已在1月16日收到国家知识产权局相关惩戒意见告知函。自当日起,我司组织召开了管理层及各层级的内部情况通报和问题反思座谈会,暴露问题、深刻反思。同时,经过近期的自查自纠,我司发现管理和服务中存在的各种问题,我们已触及灵魂地认识到了错误。


  我司完全接受处罚、承认错误、诚恳道歉,并作以下深刻反思与检讨:


  没能守住职业道德及业务合规底线;为追求利益迎合伪需求(如仅为完成专利指标、评职称、冲量等伪需求),并为社会制造了较多非正常申请;学习和落实政策文件和代理人执业规范流于形式,管理制度和流程不健全;在协会处罚后,反思和整改浮于表面,整改措施流于形式;对行业规律缺乏敬畏之心,片面追求发展速度,业务和人员规模发展过快,内部管理跟不上。归根到底,是企业经营理念与行业发展规律不相适应,简单的绩效考核导致服务行为混乱,放松了对诚信企业文化、价值观的坚守。


  我司决心从以下几个方面进行彻底整改:


  第一,坚决走正道,诚实守信展业执业,为客户、社会创造真正的价值;


  第二,坚守底线,不作假(坚决不编专利等)、不做非正常申请等、杜绝不正当竞争行为;


  第三,做刚需,为真实的研发、技术创新提供服务;


  第四,提质量,尊重行业规律,降速提质,做强最小组织单元,做好每一单交付;


  第五,抓管理,做强做实质量管理,做强做实运营管理,做强做实人力及组织管理,做实细节及执行力管理。


  为确保整改落到实处,我司已采取以下具体措施,严控业务全流程节点,层层拦截杜绝编专利和非正常申请:


  严格审核合同,拒绝申请冲量、凑数、完成任务指标、评职称编写等伪需求;严格审核技术交底书,对技术交底书进行新颖性检索,对不符合新颖性要求的案件退案;严把立案关,对案件进行形式审查,对不符合要求的案件不予立案;实行撰写前预检索,案件撰写前对新颖性进行预检索,对不符合新颖性要求或创造性低的案件无条件退案;落实案件两级审核制,一级审核由组长进行撰写过程的实质指导、审核。二级复核对一级审核的过程进行监督,并根据具体情况对案件进行实质审核,对不符合撰写质量的案件返回重新撰写;建立三级抽检制,由独立质检部门进行抽检,监督、核查两级复核制是否做实;建立撰写后、交局前两个系统查重节点,严防重复递交。


  同时,我司建立内部多项保障制度,确保整改措施落实到位:


  其一,工作机制保障。组建以公司总经理为组长的合规及道德遵从小组。对各项措施实施逆向检查,每日发布立案退案、交局退回的统计数据,确保措施执行到位。


  其二,组织保障。将质检部、流程部、解决方案部划转为独立于作业单元的运营中心,对合同、技术交底书、立案、预检、撰写、初核、复核、抽检、交局前终检、交局进行多节点独立管控,严格落实编写、非正常案件零交局的目标;做实最小作业单元,采取一个组长,六名组员的1+6组织形式,切实把案件指导、复核制落地做实。


  其三,开发并完善管理系统。对所有交局前案件进行检索,予以监控。按统一技术标准通过排除系统多层拦截,设定相似度阈值报警,再进行人工审查,对不符合要求的返回重新撰写,对疑似作假的案件进行调查。


  其四,制度及文化保障。在各部门举办了多场管理者座谈会,宣贯合规整改措施,坚决扭转数量优先和业绩优先的导向,坚决树立走正道、诚实守信展业执业、坚守合规底线的理念。出台《专利展业执业规范十诫》、《顾问市场开发行为规范》等规章制度,对代理过程中编专利、非正常申请、造假作假、泄密、剽窃等行为零容忍,对市场开发过程中的重复联系客户、骚扰客户、贬低同行、比较性宣传等行为零容忍,并在各个环节予以核查,查实后坚决开除。


  经过近期的切实整改,目前我司新申请数量同比已明显降低,降速提质的同时确保非正常申请零交局。期间,对数名整改中仍违反规定、触碰底线的员工,我司予以坚决辞退。今后,我司将坚定不移的持续贯彻执行以上整改措施,恪守业务与市场合规的生命线。我司也将竭力与客户、合作伙伴、行业同仁携手,共同营造良性发展的行业生态。


  北京超凡志成知识产权代理事务所(普通合伙)


  超凡知识产权服务股份有限公司


  2019年3月28日


  以下是致歉及整改声明盖章扫描件及整改措施

 

 

 

整改措施


  目前,我们决心从以下几方面进行彻底整改:坚决走正道、坚守底线、做刚需、提质量、抓管理。坚决走正道,诚实守信展业执业,为客户、社会创造真正的价值;坚守底线,不作假(坚决不编专利等)、不做非正常申请;做刚需,为真实的研发、技术创新提供服务;提质量,尊重行业规律,降速提质,做强最小组织单元,做好每一单交付;抓管理,做强做实质量管理,做强做实运营管理,做强做实人力及组织管理,做实细节及执行力管理。


  我们已采取以下具体措施保障整改落到实处:


  (一)严控业务全流程节点,对编专利和非正常申请层层拦截


  1、严格审核合同。建立客户准入、案件准入审核机制,拒绝申请冲量、凑数、完成任务指标、评职称编写等伪需求。


  2、严格审核技术交底书。解决方案部专利代理人将对技术交底书进行新颖性检索,对不符合新颖性要求的案件退案,对疑似技术交底书造假的案件进行调查(如核实,将开除相关造假者)。


  3、严把立案关。流程部流程员对案件进行形式审查(材料来源是否真实、并符合要求,材料是否齐备,利益冲突审查等),对不符合要求的案件不予立案,对疑似造假的案件进行调查(如核实,将开除相关造假者)。


  4、实行撰写前预检索。代理人在案件撰写前对新颖性进行预检索,对不符合新颖性要求或创造性低的案件无条件退案,对疑似造假的案件报质检部进行调查(如核实,将开除相关造假者)。


  5、落实案件两级审核制。一级审核由组长进行撰写过程的实质指导、审核。二级复核对一级审核的过程进行监督,并根据具体情况对案件进行实质审核,对不符合撰写质量的案件返回重新撰写,对疑似作假的案件进行调查(如核实,将开除相关作假者)。


  6、抓紧建立三级抽检制。由独立于专利代理部门的质检培训部进行抽检,监督、核查两级复核制是否做实(对未落实复核制的玩忽职守者,报公司予以处罚),评价作业质量,反馈作业问题,开展培训。


  7、坚决把申请数量降下来。按新标准严把每日交局、每日立案审核关;启动内部未交局存量案件的排查工作,对于编写、非正常案件,代理人无条件退案;严格控制代理人每月作业案量,最多6-8件。


  (二)建立内部多项保障制度,确保整改措施落实到位


  8、工作机制保障。组建以公司总经理为组长的业务合规领导小组和诚信执业纪律检查委员会。每天各部门提交业务合规工作总结日报,每日召开例会,及时决策、检查落实。对各项措施实施逆向检查,每日发布立案退案、交局退回的统计数据,确保措施执行到位。纪律委员会组织开展对违反公司业务合规相关制度的典型案例进行查处。


  9、组织保障。公司组建运营中心,将质检部、流程部、解决方案部划转到运营中心,对合同、技术交底书、立案、预检、撰写、初核、复核、抽检、交局前终检、交局进行多节点独立管控,确保不再产生新的编写、非正常案件,严格落实编写、非正常案件零交局的要求;做实最小作业单元,采取一个组长,六名组员的1+6组织形式,切实把案件指导、复核制落地做实。


  10、开发并不断优化软件系统,对所有交局前案件进行检索,予以监控。代理人、质检人员、流程人员,按照统一技术标准,利用专利申请排除系统多层拦截。对同一委托人的案件相似度设定退稿阈值报警,尤其是针对系列申请进行重点监控。对不同委托人的案件相似度设定退稿阈值报警,再进行人工审查,对不符合要求的返回重新撰写,对疑似作假的案件进行调查(如核实,将开除相关作假者)。


  11、制度及文化保障。总经理在公司全员大会上把公司被处罚,自查自纠暴露的各种问题完整地告知了全体员工,表示将认错知错改错,深刻检讨反省、彻底整改、回归初心走正道、诚实守信展业执业、坚守底线。在各部门举办了多场管理者座谈会,宣贯合规整改措施,坚决扭转数量优先和业绩优先的导向,坚决树立走正道,诚实守信展业执业,坚守合规底线的理念。出台专利展业执业规范十诫,对编专利、非正常申请、造假作假、泄密、剽窃、不正当竞争等行为零容忍,并在各个环节予以核查,查实后坚决开除。


 

  12、全力维护客户利益。对于已委托未交局的客户案子,确保按新的标准进行作业、复核;对于已交局在官方流程中的案子,继续有序处理。规范营销和销售行为,加强职业道德及业务培训,加强在作业部门的轮岗,彻底转向专业化客户服务。

 

(编辑:晏如)

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